Принят закон об электронном кадровом документообороте

Подписан и частично вступил в силу Федеральный закон №377-ФЗ от 22.11.2021 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации". Под кадровым электронным документооборотом сформулировано создание, использование и хранение работодателем и сотрудниками оформленных в электронном виде документов без дублирования на бумажном носителе. Документооборот может осуществляться через сайт "Работа в России" и через информационную систему работодателя, например, 1С: ЗУП-8. Собственная информационная система должна обеспечивать подписание, хранение электронного документа, и обязательно- фиксацию факта его получения.

В принятом законе установлено, что электронный документооборот может осуществляться при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и иных документов, однако положения о нем не применяются в отношении:

-трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в -электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;

-актов о несчастном случае на производстве (по форме);

-приказов (распоряжений) об увольнении работников;

-документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Решение о переходе на электронный документооборот принимается работодателем с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В локальном документе о введении электронного документооборота должны быть закреплены: перечень документов для ведения в электронном виде; информационная система для электронного документооборота (1С:ЗУП-8 или другой ПП; платформа "Работа в России"); список работников, в отношении которых станут применять новый формат (с их согласия). Также целесообразно закрепить документально: сроки подписания работниками документов, регламент использования электронных подписей, методы проведения инструктажей по вопросам кадрового взаимодействия в электронном виде и т.д.
Указанный Федеральный закон закрепляет положение ТК РФ (ст.68) о том, что прием на работу оформляется трудовым договором. Теперь необязательно издавать при этом приказ или распоряжение и знакомить с ним сотрудника, как было предусмотрено раньше. Работодатель только «вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ о приеме на работу. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора».

Допустимо использовать разные типы электронных подписей для участников трудовых отношений, в зависимости от уровня/вида используемой информационной системы и вида оформляемых трудовых документов. Например, при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования и проч., а также при подписании приказов о применении дисциплинарных взысканий, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя, работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Для работников, в большинстве случаев, допускается использование таких видов, как:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Напомним, что срок действия КЭП (квалифицированных эл. подписей), выпущенных коммерческими удостоверяющими центрами, заканчивается 1 января 2022 года, и с этой даты их выпуск для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и нотариусов возлагаются на ФНС России.

Для организаций, ранее принимавших участие в эксперименте по внедрению электронного кадрового документооборота (№ 122-ФЗ от 24.04.2020), предписано завершить переход на электронный кадровый документооборот в соответствии с действующим законом (№ 377-ФЗ от 22.11.2021) до 1 июля 2022 года. Положения о единых требованиях к составу и форматам электронных документов в сфере труда будут разработаны и обязательны к применению с 1 марта 2023 года.